Saber cómo hacer una factura bien hecha es de las primeras cosas que necesitas al empezar a trabajar por tu cuenta. No es complicado, pero tiene reglas fijas: hay datos que no pueden faltar, una numeración que debes respetar y retenciones que a veces se aplican y a veces no. Una factura mal emitida puede darte problemas con Hacienda y, sobre todo, hacer que tu cliente la rechace y tardes más en cobrar.
Cuándo estás obligado a emitir factura
Como autónomo tienes que emitir factura por cada entrega de bienes o prestación de servicios que hagas en el ejercicio de tu actividad. No es opcional, ni siquiera cuando el cliente no te la pide.
Tu factura cumple tres funciones a la vez. Para ti es el justificante del cobro. Para tu cliente es el justificante de un gasto que podrá deducirse. Y para Hacienda es la prueba de los ingresos que declaras en tus modelos trimestrales.
Los datos obligatorios de una factura
El Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012) fija qué debe incluir toda factura completa. Si falta alguno de estos datos, la factura no es válida:
- Número de factura y serie, si usas series.
- Fecha de expedición, y la fecha de la operación si es distinta.
- Tus datos como emisor: nombre y apellidos, NIF y domicilio fiscal.
- Los datos de tu cliente: nombre o razón social, NIF y domicilio.
- Descripción de la operación: qué has vendido o qué servicio has prestado, con la cantidad y el precio unitario.
- Base imponible: el importe antes de impuestos.
- Tipo de IVA aplicado y su cuota, desglosados. Si hay varios tipos en la misma factura, cada uno debe ir por separado.
- Retención de IRPF, si te corresponde aplicarla.
- Importe total a pagar.
Hay cosas que mucha gente cree obligatorias y no lo son. La forma de pago, el número de cuenta o la palabra «pagado» son opcionales. Ayudan a cobrar antes, pero no son requisitos legales.
Cómo hacer una factura en cinco pasos
Con los datos obligatorios claros, el proceso en sí es siempre el mismo:
- Identifica la operación. Anota qué has vendido o qué servicio has prestado, en qué fecha y a qué precio acordado.
- Asigna el número siguiente de tu serie. Nunca un número ya usado ni uno anterior al último emitido.
- Calcula la base imponible y los impuestos. Primero el importe sin impuestos, después el IVA y, si corresponde, la retención de IRPF.
- Revisa los datos del cliente. Un NIF mal escrito es el motivo más habitual de que te devuelvan una factura.
- Envíala y guarda tu copia. Lo normal es enviarla en PDF por correo electrónico y archivarla en una carpeta por año.
Los datos fiscales de este proceso están regulados en el Reglamento de Facturación, donde puedes consultar la norma completa si tienes alguna duda concreta.
Cuándo hay que emitir y enviar la factura
Los plazos también están regulados. Si tu cliente es un particular, la factura se emite en el momento de la operación. Si es una empresa o un profesional, tienes de plazo hasta el día 16 del mes siguiente al de la operación.
En la práctica, mejor no apurar. Cuanto antes envíes la factura, antes empieza a contar el plazo de pago de tu cliente.
Cómo numerar tus facturas
La numeración debe ser correlativa, sin saltos y por orden de fecha. Si emites la factura 5, no puedes emitir después una con el número 4.
Lo habitual es empezar cada año en el número 1 y usar un formato que incluya el año, por ejemplo 2026-001, 2026-002 y así sucesivamente. Puedes usar series distintas si lo necesitas, por ejemplo una serie para facturas normales y otra para rectificativas, pero dentro de cada serie la numeración tiene que ser correlativa.
Una advertencia importante: no puedes anular una factura borrándola. Si te equivocas, debes emitir una factura rectificativa que haga referencia a la original.
Cuándo aplicar la retención de IRPF
Esta es la parte que más confunde al empezar, y depende directamente del epígrafe IAE que elegiste al darte de alta.
La regla general es esta: si eres un profesional (epígrafes de la sección 2ª) y facturas a una empresa o a otro autónomo, tu cliente te retiene el 15% de la base imponible y lo ingresa en Hacienda en tu nombre. Es un adelanto de tu IRPF, no un coste extra.
Dos matices que conviene tener claros:
- A clientes particulares no se aplica retención. Solo cuando el cliente es una empresa o un profesional.
- Los nuevos autónomos pueden aplicar un 7% en lugar del 15% durante el año de alta y los dos siguientes. Es opcional: te permite cobrar más cada mes, pero tendrás que ajustar cuentas en la declaración anual.
Ejemplo práctico de una factura
Imagina que facturas un servicio de diseño por 1.000 euros a una empresa, con IVA del 21% y retención del 15%:
- Base imponible: 1.000 €
- IVA (21%): +210 €
- Retención IRPF (15%): -150 €
- Total a cobrar: 1.060 €
Fíjate en un detalle importante: los 150 euros de retención no los pierdes. Tu cliente los ingresa en Hacienda a tu nombre, y cuando hagas la declaración de la renta figurarán como pagos ya realizados por ti.
Plantilla básica de factura
Si prefieres tener una base fija y no pensar cada vez cómo hacer una factura desde cero, esta es la estructura que debe seguir tu plantilla, de arriba abajo:
[Tu nombre y apellidos]
[NIF] · [Domicilio fiscal]
FACTURA Nº 2026-001
Fecha de expedición: [fecha]
CLIENTE
[Nombre o razón social]
[NIF] · [Domicilio]
CONCEPTO CANTIDAD PRECIO IMPORTE
[Descripción del servicio] 1 1.000 € 1.000 €
Base imponible: 1.000,00 €
IVA (21%): +210,00 €
Retención IRPF (15%): -150,00 €
TOTAL A PAGAR: 1.060,00 €
Forma de pago: transferencia bancaria
IBAN: [tu cuenta]
Puedes montarla en cualquier procesador de textos o en una hoja de cálculo. Para cobrar, lo habitual es indicar el IBAN de tu cuenta bancaria de autónomo, aunque como hemos visto no es un dato obligatorio.
Factura completa o simplificada
Existe una versión reducida, la factura simplificada, que sustituye al antiguo ticket. Se puede emitir en operaciones de importe pequeño, con un límite general de 400 euros, ampliable a 3.000 en determinados sectores como el comercio minorista o la hostelería.
La diferencia práctica es que la factura simplificada no necesita incluir los datos completos del cliente. Ahora bien, si tu cliente necesita deducirse el gasto, te pedirá una factura completa, así que en trabajos entre profesionales lo normal es emitir siempre la completa.
Cuánto tiempo debes guardar las facturas
Como mínimo, cuatro años, que es el plazo que Hacienda tiene para revisar tus declaraciones. La normativa mercantil eleva ese plazo a seis años para los libros y la documentación del negocio, así que lo prudente es guardarlo todo seis años.
Guarda tanto las facturas que emites como las que recibes de tus proveedores. Estas últimas son las que justifican tus gastos deducibles.
Qué cambia con VeriFactu (y cuándo)
Aquí hay mucha confusión, así que vamos a ordenarlo con fechas. VeriFactu es una normativa que obliga a emitir las facturas con un programa informático certificado, capaz de generar registros que no se puedan alterar.
Las fechas se han aplazado dos veces. Con la normativa actual, la obligación llega el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para los autónomos.
¿Qué significa esto en la práctica hoy? Que si eres autónomo y haces tus facturas con una plantilla propia en Word o en una hoja de cálculo, de momento sigue siendo válido, siempre que la factura tenga todos los datos obligatorios. A partir de esa fecha ya no lo será, y necesitarás un programa certificado.
Si vives en el País Vasco o en Navarra, tu sistema es distinto: allí se aplica TicketBAI, con su propio calendario y sus propias reglas.
Errores frecuentes al hacer facturas
- Saltarse la numeración correlativa, o repetir un número.
- Olvidar el NIF del cliente, lo que le impide deducirse el gasto.
- No aplicar la retención cuando corresponde, o aplicarla a un particular.
- No desglosar el IVA por tipos cuando hay varios en la misma factura.
- Borrar una factura emitida en vez de rectificarla.
- Emitir factura antes de estar dado de alta. Como vimos al hablar de cómo darse de alta de autónomo, no se puede facturar sin haber presentado el alta.
Preguntas frecuentes
¿Cómo hacer una factura si mi cliente está en otro país? Las reglas cambian según sea un cliente de la Unión Europea o de fuera, sobre todo en lo que respecta al IVA. Lo veremos en detalle en artículos específicos.
¿Puedo emitir una factura sin IVA? Solo en las actividades exentas que recoge la ley, como parte de la formación reglada o determinados servicios sanitarios. En esos casos hay que indicar en la factura el motivo de la exención.
¿Y si me equivoco en una factura ya enviada? Se emite una factura rectificativa que identifique a la original y explique qué se corrige. Nunca se borra ni se reescribe la primera.
¿Tengo que numerar las facturas por año natural? No es obligatorio empezar de nuevo cada enero, pero es lo más habitual y lo más cómodo para llevar el control.
Antes de enviar tu próxima factura
Ya sabes cómo hacer una factura correcta: identifica bien a las dos partes, numera sin saltos, desglosa la base, el IVA y la retención si te toca, y guarda una copia durante al menos cuatro años. Con esos puntos cubiertos, tus facturas serán válidas ante Hacienda y tus clientes no tendrán motivo para devolvértelas. De momento puedes seguir usando tu propia plantilla, pero ten en el radar julio de 2027, cuando el software certificado pasará a ser obligatorio.
En el próximo artículo veremos qué es VeriFactu exactamente y cómo te afecta como autónomo, con todo lo que tendrás que tener preparado antes de que sea obligatorio.