Te escribe una agencia de Lisboa. Les gusta tu trabajo, quieren contratarte y te piden presupuesto. Aceptan. Y entonces llega la pregunta que bloquea a casi todo el mundo la primera vez: ¿le pongo IVA o no? ¿El español, el portugués, ninguno?
La respuesta corta es que, si tu cliente es una empresa, normalmente la factura va sin IVA. Pero solo si antes has hecho un trámite que mucha gente desconoce, y si en la factura pones una frase concreta. Vamos por partes, porque la factura intracomunitaria tiene pocas reglas, pero hay que conocerlas todas.
Lo primero: ¿tu cliente es una empresa o un particular?
Todo depende de esto. Las reglas del IVA para servicios cambian por completo según quién te paga.
- Cliente empresa o profesional (B2B). El servicio se entiende prestado en el país del cliente. Tú no cobras IVA y es tu cliente quien lo declara en su país. Es el caso más habitual para diseñadores, programadores, traductores, consultores o cualquier freelance que trabaja para negocios.
- Cliente particular (B2C). Como regla general, cobras IVA español, igual que si el cliente viviera en Valencia. Hay excepciones que veremos más abajo.
Si la persona que te contrata es un autónomo de otro país que compra tu servicio para su negocio, cuenta como empresa. Lo que manda es si actúa como profesional, no el tamaño.
El trámite previo: darte de alta en el ROI
Para facturar sin IVA a una empresa europea necesitas estar inscrito en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). Sin esa inscripción no tienes un número de IVA válido a efectos europeos, y tu cliente no podrá comprobar que eres un operador registrado.
El alta se pide con el mismo modelo 036 que usaste para darte de alta como autónomo (si no lo recuerdas, está explicado en la guía para darse de alta de autónomo). Presentas una declaración censal de modificación y marcas la casilla de solicitud de alta en el ROI. También puedes hacerlo directamente en el alta inicial, si ya sabes que vas a trabajar con clientes de fuera.
Tres cosas que debes saber:
- Tu número de IVA intracomunitario es tu NIF con el prefijo ES delante. Si tu NIF es 12345678Z, tu NIF-IVA será ES12345678Z. No te dan un número nuevo.
- Hacienda puede revisar la solicitud antes de darte de alta, y eso lleva su tiempo. Pídelo en cuanto sepas que vas a tener un cliente europeo, no el día que tengas que emitir la factura.
- Hacienda también puede darte de baja de oficio, por ejemplo si comprueba que no realizas este tipo de operaciones. Si te ocurre y vuelves a necesitarlo, se solicita de nuevo.
Comprueba el número de IVA de tu cliente en VIES
El otro lado de la operación también tiene que estar registrado. Antes de emitir la factura, comprueba el número de IVA de tu cliente en VIES, el buscador oficial de la Comisión Europea. Eliges el país, escribes el número y te dice si es válido.
Guarda una captura o el justificante de la consulta con la fecha. Si algún día Hacienda te pregunta por qué no cobraste IVA, esa comprobación es tu respaldo.
¿Y si el número no aparece? Pide a tu cliente que lo revise. Algunas empresas pequeñas no están dadas de alta para operaciones intracomunitarias en su país. Si al final no tiene un número válido, lo prudente es no facturar sin IVA por tu cuenta y consultarlo antes con tu gestoría, porque podrías acabar debiendo el IVA que no cobraste.
Cómo es la factura intracomunitaria
Los datos son los mismos que en cualquier factura (los tienes todos en la guía de cómo hacer una factura), con tres diferencias:
1. Los dos números de IVA. El tuyo con el prefijo ES y el de tu cliente con el prefijo de su país (PT, DE, FR, IT…).
2. IVA a cero. La base imponible es el total. No sumas el 21%.
3. La mención obligatoria. Tienes que indicar en la factura que se aplica la inversión del sujeto pasivo. La fórmula habitual es:
Operación con inversión del sujeto pasivo. Reverse charge.
Ponerla también en inglés no es obligatorio, pero ayuda a que el departamento de contabilidad de tu cliente la entienda sin preguntarte.
Un ejemplo con números. Facturas a la agencia de Lisboa un proyecto de 2.000 euros:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible | 2.000,00 € |
| IVA (inversión del sujeto pasivo) | 0,00 € |
| Retención de IRPF | No aplica |
| Total a cobrar | 2.000,00 € |
Fíjate en la línea de la retención. Una empresa extranjera no te practica la retención del 15% (eso solo lo hacen las empresas y profesionales españoles). Cobras el importe íntegro, que suena bien, pero tiene una consecuencia que veremos enseguida.
Puedes emitirla en euros aunque el cliente esté en un país con otra moneda. Y el idioma es libre: muchos autónomos la hacen bilingüe para evitar dudas.
Qué declaras después: el 303 y el modelo 349
Facturar sin IVA no significa que la operación desaparezca de tus declaraciones. Al contrario: aparece en dos sitios.
En el modelo 303. La factura se incluye en el apartado de operaciones intracomunitarias, sin cuota de IVA. No sumas nada a pagar, pero Hacienda tiene que verla. Si necesitas repasar cómo funciona este modelo, lo vimos en la guía del IVA para autónomos.
En el modelo 349. Es la declaración informativa de operaciones intracomunitarias. Lista cada cliente europeo con su número de IVA y el total que le has facturado en el periodo. Sirve para que Hacienda cruce sus datos con los de los demás países: lo que tú declaras haber vendido a la agencia de Lisboa tiene que coincidir con lo que ella declara haberte comprado.
Lo normal para un autónomo es presentarlo cada trimestre: del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y del 1 al 30 de enero el del último trimestre. Solo pasa a ser mensual si tus operaciones intracomunitarias superan los 50.000 euros en un trimestre o en alguno de los cuatro anteriores. Si un trimestre no tienes operaciones de este tipo, no lo presentas.
Un detalle que causa muchos requerimientos: el importe del 349 tiene que cuadrar con el del 303. Si los rellenas en momentos distintos o con datos diferentes, saltará la alarma.
El efecto en el IRPF: ojo al modelo 130
Volvamos a la retención. Si una parte importante de tus ingresos viene de clientes extranjeros, nadie está adelantando a Hacienda tu IRPF. Eso tiene dos efectos:
- Si menos del 70% de tus ingresos llevan retención, tienes que presentar el modelo 130 cada trimestre y pagar tú el 20% del rendimiento neto. Lo explicamos en el artículo sobre el IRPF para autónomos.
- Aunque no estés obligado al 130, cuando llegue la declaración de la renta te puede salir a pagar bastante más de lo que esperas.
La solución práctica es sencilla: de cada factura a un cliente europeo, aparta un porcentaje en tu cuenta del negocio como si te lo hubieran retenido. Así el golpe no llega de sorpresa.
Y si compras a proveedores europeos, también te afecta
Esto se olvida muchísimo. La factura intracomunitaria no es solo la que emites; también recibes muchas. Google Ads, Meta, Adobe o varias plataformas de software facturan desde Irlanda o desde otros países de la UE.
Si les das tu NIF-IVA, te facturan sin IVA y con inversión del sujeto pasivo. Entonces eres tú quien declara ese IVA en el 303, por partida doble: como IVA que te repercutes y como IVA que te deduces. Un ejemplo con 100 euros de publicidad en Meta:
- IVA devengado: 21 euros.
- IVA deducible: 21 euros.
- Resultado: cero.
No pagas nada de más, pero tienes que declararlo. Y esa compra también va al modelo 349, como adquisición de servicios.
Si no les das tu NIF-IVA (o no estás en el ROI), te cobrarán el IVA directamente en la factura, como a un particular. Y ese IVA no te lo puedes deducir en tu 303. Es dinero perdido.
Cuándo sí cobras IVA a un cliente de la UE
Hay situaciones en las que la factura sí lleva IVA aunque el cliente esté en otro país:
- El cliente es un particular. Regla general: IVA español.
- Servicios ligados a un inmueble. Se tributa donde está el inmueble. Una reforma o una tasación en Francia sigue las reglas francesas.
- Servicios que prestas físicamente en un lugar concreto, como la restauración o algunos eventos. Se tributa donde se presta el servicio.
- Servicios electrónicos a particulares de otros países (cursos online automatizados, descargas, suscripciones). Si en total superas los 10.000 euros al año en este tipo de ventas a particulares de otros Estados, tienes que aplicar el IVA del país del cliente y declararlo a través de la ventanilla única europea (OSS).
Para casos dudosos, la Agencia Tributaria tiene una página que explica dónde se localiza cada tipo de servicio, con un localizador interactivo: la de prestaciones de servicios con otros países. Lo respondes en un par de minutos.
Si estás en el País Vasco o en Navarra
Las reglas del IVA son las mismas, pero los modelos los presentas en tu hacienda foral, no en la Agencia Tributaria estatal. El alta en el registro de operadores intracomunitarios también se gestiona allí. Revisa la sede de tu diputación o de la Hacienda Foral de Navarra antes de buscar el 036 estatal.
Antes de mandar tu primera factura a Europa
Repasa esta lista:
- ¿Estoy dado de alta en el ROI?
- ¿He comprobado el número de IVA del cliente en VIES y guardado el justificante?
- ¿La factura lleva los dos NIF-IVA, IVA a cero y la mención de inversión del sujeto pasivo?
- ¿Sin retención de IRPF?
- ¿He apuntado la operación para el 303 y el 349 del trimestre?
- ¿He apartado dinero para el IRPF?
Si las seis respuestas son sí, la factura está bien. Y la segunda vez ya no tendrás que pensarlo.
El siguiente artículo cruza la frontera de la UE: cómo facturar a un cliente de fuera de Europa, con los casos de Reino Unido, Estados Unidos y Suiza.