Un fisioterapeuta, una diseñadora con clientes en Alemania y el dueño de una tienda de barrio pueden contratar la misma gestoría y recibir el mismo servicio. El problema es que sus impuestos no se parecen en nada. Al fisioterapeuta casi seguro no le toca el IVA, la diseñadora presenta el modelo 349 cada trimestre y el tendero puede estar en un régimen que ni siquiera usa el modelo 303.
Por eso, cuando se trata de cómo elegir gestoría, el precio y la atención importan (ya los vimos en cuánto cuesta una gestoría y en gestoría online o tradicional), pero hay algo que pesa todavía más: que conozca bien tu tipo de actividad.
Por qué la especialización pesa tanto
Una gestoría que lleva sobre todo a pequeños comercios sabe de memoria el recargo de equivalencia, pero puede no haber tramitado nunca un alta en el ROI. Una que trabaja con profesionales digitales domina las operaciones con el extranjero, pero quizá no sabe qué servicios sanitarios están exentos de IVA.
No es que unas sean buenas y otras malas. Es que nadie conoce todos los casos igual de bien, y los errores aparecen justo en lo que la gestoría ve poco. Un IVA cobrado cuando no tocaba o un modelo que no se presentó cuestan bastante más que la diferencia de cuota entre dos despachos.
Cómo elegir gestoría según tu perfil: siete casos
1. Freelance digital con clientes de fuera de España
Diseñadores, programadores, traductores, consultores, creadores de contenido.
Lo que tiene que dominar: el alta en el ROI, el modelo 349, la factura intracomunitaria, la facturación a clientes de fuera de la UE y los cobros en otras monedas. Si eres creador, también los ingresos de plataformas como YouTube o Twitch, que suelen pagar desde Irlanda.
Pregunta de prueba: «Si facturo a una empresa de Portugal y a otra de Estados Unidos, ¿qué cambia en cada factura y en qué modelos lo declaro?» La respuesta debería salirles sin pensar: inversión del sujeto pasivo y 349 para Portugal; operación no sujeta y sin 349 para Estados Unidos.
2. Profesiones sanitarias
Fisioterapeutas, psicólogos, nutricionistas, podólogos.
Lo que tiene que dominar: la exención de IVA de la asistencia sanitaria a personas físicas, recogida en el artículo 20 de la Ley del IVA. Si todo lo que haces está exento, normalmente no presentas el modelo 303. Pero si además vendes productos o das cursos, aparece la prorrata, y ahí es donde se equivocan las gestorías poco acostumbradas.
Pregunta de prueba: «Si además de las sesiones vendo algún producto en la consulta, ¿cómo afecta al IVA que puedo deducir?»
3. Formación y clases particulares
Profesores particulares, academias pequeñas, formadores.
Lo que tiene que dominar: cuándo la enseñanza está exenta de IVA y cuándo no. Las clases particulares que da una persona física sobre materias de los planes de estudios oficiales están exentas. Un curso de marketing online grabado y vendido en una plataforma, en cambio, suele llevar IVA.
Pregunta de prueba: «Si doy clases de matemáticas en persona y además vendo un curso grabado, ¿llevan el mismo IVA?»
4. Comercio con tienda física
Tiendas de ropa, papelerías, fruterías, regalos.
Lo que tiene que dominar: el recargo de equivalencia, el régimen obligatorio para muchos comerciantes minoristas que son personas físicas. Con él no presentas el 303 por esa actividad, pero pagas un recargo en cada compra a tus proveedores. También la posibilidad de tributar en módulos, el control de existencias y, si las tienes, las nóminas.
Pregunta de prueba: «Si vendo en la tienda y también abro una tienda online, ¿sigo en recargo de equivalencia?»
5. Tienda online
Ecommerce propio, venta en marketplaces, dropshipping.
Lo que tiene que dominar: las ventas a particulares de otros países de la UE y el umbral de 10.000 euros a partir del cual se aplica el IVA del país del cliente a través de la ventanilla única (OSS). También las devoluciones, las comisiones de las plataformas y, si vendes como persona física, si te afecta el recargo de equivalencia.
Pregunta de prueba: «Si este año vendo 12.000 euros a clientes de Francia e Italia, ¿qué tengo que hacer distinto?»
6. Oficios, hostelería y transporte
Fontaneros, electricistas, bares, taxistas, transportistas.
Lo que tiene que dominar: el régimen de módulos y sus límites, los trabajadores y la parte laboral, las licencias municipales y la relación con el ayuntamiento. Aquí una gestoría de tu zona suele aportar más que una online, como vimos al comparar los dos modelos.
Pregunta de prueba: «Con mis números, ¿qué me sale mejor, módulos o estimación directa?» Una buena gestoría no te contestará sin pedirte antes tus ingresos y gastos previstos.
7. Autónomo societario o con sociedad
Si facturas a través de una SL, aunque sea pequeña.
Lo que tiene que dominar: la contabilidad mercantil completa, el Impuesto sobre Sociedades, las cuentas anuales en el Registro Mercantil y tu doble papel como socio y trabajador. Muchas gestorías de autónomos no llevan sociedades, o las cobran como un servicio aparte y bastante más caro. Si estás en este caso, lo tienes explicado en el artículo del autónomo societario.
Pregunta de prueba: «¿Cómo me pago a mí mismo desde la sociedad, con nómina o con factura, y qué cambia en cada caso?»
Cuándo no necesitas una gestoría especializada
Si tu caso es sencillo (una sola actividad, clientes españoles, IVA general y sin trabajadores), casi cualquier gestoría seria lo llevará bien. Aquí manda más el precio y la atención que la especialización. Incluso puede que no necesites gestoría y te baste con un buen programa; lo repasamos en cuándo necesitas una gestoría.
La especialización importa de verdad cuando tu actividad se sale de lo estándar. Si te has reconocido en alguno de los siete perfiles anteriores, tenlo en cuenta al elegir gestoría.
Cómo comprobar que de verdad conocen tu sector
Decir «llevamos todo tipo de autónomos» no demuestra nada. Para saber si dominan tu caso:
- Pregúntales cuántos clientes de tu actividad llevan. No hace falta una cifra exacta; con «bastantes» o «un par» ya sabes por dónde van.
- Hazles tu pregunta de prueba en la primera conversación, antes de hablar de precio. Fíjate en si responden con seguridad o te dicen que lo consultan.
- Pídeles un ejemplo de algo que hayan resuelto a alguien con tu perfil. Sin nombres, solo el caso.
- Busca reseñas de clientes parecidos a ti, no la valoración media. Cinco estrellas de restaurantes no te dicen nada si eres traductor.
Si a la segunda o tercera pregunta notas que improvisan, sigue buscando: elegir gestoría con prisas es la forma más rápida de acabar cambiando a los seis meses. Hay gestorías especializadas en casi todos los sectores, y muchas trabajan con clientes de toda España.
Lo que también tienes que mirar (aunque ya lo vimos)
La especialización no lo es todo. Antes de firmar, repasa también estos tres puntos, que tienes desarrollados en artículos anteriores:
- El precio total del año, con renta y extras incluidos, no la cuota del anuncio. Lo calculamos en cuánto cuesta una gestoría.
- Quién llevará tu caso y en cuánto tiempo responden. Son las preguntas de gestoría online o tradicional.
- Que esté colegiada, si es una gestoría administrativa, y que domine tu hacienda foral si vives en el País Vasco o en Navarra.
Y un detalle práctico que casi nadie tiene en cuenta: cómo vas a mandarles los papeles. Si ellos trabajan con una aplicación concreta y tú ya usas otro programa de facturación, comprueba que se entienden entre sí. Si no, cada trimestre te tocará exportar e importar a mano.
Señales de que has elegido mal
A veces lo descubres a los pocos meses. Estas son las pistas más claras:
- Te enteras de un modelo que tenías que presentar porque te llega una carta de Hacienda.
- Cada consulta sobre tu actividad tarda días en responderse porque «lo están mirando».
- Te cobran IVA o te lo dejan de cobrar sin que nadie te haya explicado por qué.
- Tienes que recordarles tú los plazos.
Si te pasan dos de estas cuatro cosas, plantéate cambiar. Hacerlo al inicio de un trimestre es lo más limpio, y tu documentación es tuya: tienen que entregártela.
Lo primero que tienes que comprobar
Antes de comparar precios, asegúrate de que la gestoría ha visto muchos casos como el tuyo: es la parte del servicio que no aparece en ninguna tarifa y la que más dinero te puede ahorrar.
En el próximo artículo vemos qué documentación te va a pedir tu gestoría cada trimestre y cómo tenerla lista sin agobios.